Guarda de Documentos versus Self Storage

De onde surge a demanda para estes serviços?

Muitas vezes, da falta de espaço. Não é muito frequente o investimento em gestões complexas de acervos de documentos, por se tratar de algo caro e que, quando comparado com outras necessidades da empresa, fica em segundo plano. Estas são algumas das razões pelas quais o serviço costuma ser terceirizado. O que costuma ser comum é a preocupação em guardar as caixas de arquivo em algum lugar seguro e identificá-las de uma forma que as informações possam ser resgatadas quando necessário. Guardadas as caixas, a sensação é a de que o problema está "resolvido".

Mas não está, por vários motivos:

• O espaço acaba: o argumento que inicia este texto. Como não existe um controle adequado de temporalidade documental, não há descarte de documentos ou não há o suficiente para manter o tamanho do acervo controlado e o espaço disponível uma hora acaba. E mesmo em casos em que o controle existe, dependendo do crescimento vegetativo do acervo, o problema de espaço também se apresenta.
• Espaço disputado e caro: o espaço nem acabou e já é cobiçado, pois é necessário utilizá-lo para fins comerciais, para alocar novos funcionários, para aumentar o estoque, etc. Necessidades que são comparadas com a gestão do arquivo e acabam sendo avaliadas como de maior relevância. Fora isto, o custo com o aluguel de um espaço e com a infra-estrutura necessária para gerir o acervo cresce exponencialmente, na medida em que o acervo aumenta.
• Problemas de gestão: as caixas estão guardadas, mas quem gerencia o acervo? Falta de controle de acesso, falta de padronização, falta de expertise em gestão documental, não demora muito para os problemas começarem a aparecer. Documentos extraviados, dificuldade de pesquisa, banco de horas de funcionários deslocados de outras funções para auxiliar na busca por documentos e informações, multas pela falta de apresentação de documentos comprobatórios, derrotas em processos judiciais e por aí vai, a lista de problemas também cresce exponencialmente, na medida em que as falhas administrativas não são solucionadas.

Isto posto, será que a demanda por espaço, fator que geralmente faz com que as empresas procurem serviços de guarda terceirizada, é o único problema a ser solucionado? Os problemas gerados pela gestão inadequada, indicam que a questão é mais complicada do que ter metro quadrado disponível para guardar o acervo.

Self storage é uma solução adequada neste contexto?

Pode ser uma solução, se a empresa continuar assumindo os custos de gestão do arquivo: funcionários responsáveis pela gestão do acervo, mobiliários para acondicionar os documentos no espaço locado (Caso contrário será preciso empilhar as caixas e a movimentação para pesquisa ficará comprometida), deslocamento até o local, sempre que for necessário algum documento, entre outras necessidades.

O serviço de self storage oferece espaço e segurança, mas não oferece a gestão do que é armazenado. Isto continua sendo de responsabilidade de quem contrata o serviço. Neste contexto, a única diferença é que você está alugando um espaço adicional, fora da sede de sua empresa, para continuar gerindo seu arquivo intermediário ou inativo. Ação que até pode ser considerada viável quando, na visão do empresário, espaço é o único problema a ser solucionado. No entanto, espaço não costuma ser o único fator-problema e é preciso considerar que, em geral, estes espaços não são adequados para o acondicionamento de documentos e os custos com a gestão ficam maiores quando comparados com a gestão na sede da empresa.

Também é comum as empresas que oferecem self storage restringirem os horários de acesso ao local de armazenagem. Em uma situação de urgência, fora do horário comercial, existem contratos que não permitem o acesso ao depósito. Todos estes fatores apontam para um contexto muito diferente dos problemas que geralmente se apresentam durante a gestão de um Centro de Documentação. Mesmo assim, por falta de conhecimento na área, algumas pessoas acabam procurando soluções de self storage para armazenar documentos por falta de espaço, sem se dar conta de suas reais necessidades e dos custos e problemas administrativos que esta decisão poderá acarretar a médio prazo.

Quais as vantagens da guarda gerenciada de documentos?

A guarda de documentos também é uma solução para a falta de espaço, mas esta é apenas uma das soluções que são oferecidas neste tipo de serviço.

Em paralelo ao espaço que é disponibilizado, as empresas especializadas em gestão de documentos e informações oferecem uma equipe qualificada para administrar o acervo de seus clientes. O nível de intervenção pode ser do mais simples (Apenas gerenciar a temporalidade documental que o cliente solicitar e disponibilizar cópias digitais e físicas quando solicitadas) até situações mais complexas onde a prestadora de serviços funciona como um departamento externo de seus clientes: estabelece os padrões de gerenciamento do acervo, padroniza títulos documentais, presta consultoria na forma de arquivar e organizar os documentos, controla a temporalidade, dentre outras questões igualmente importantes.

Este tipo de intervenção não se limita à oferta de um espaço de armazenagem, estamos falando da terceirização de um departamento inteiro, um CeDoc (Centro de documentação) externo, constituído por uma equipe qualificada e treinada exclusivamente para este tipo de atividade.

E mesmo que queiramos discutir apenas a questão da armazenagem, existem diferenças. Uma empresa como a Ribermídia possui local adequado para guardar exclusivamente documentos, ou seja, estruturas e sistemas de armazenamento que diminuem significativamente o risco de sinistros, controle de pragas na entrada da documentação e periodicamente, acesso restrito ao CeDoc (Apenas funcionários autorizados), local monitorado por câmeras de segurança, sensores de movimento e barreiras, perímetro protegido por cerca eletrificada, sistemas de combate à incêndio, dentre outras medidas.

A equipe do CeDoc da Ribermídia é responsável pela gestão, diariamente, de mais de 60 milhões de páginas de documentos de seus clientes. Estes, por sua vez, usufruem de diversos benefícios: utilizam o espaço que era destinado ao arquivo para inúmeras outras atividades, não precisam parar de trabalhar quando precisam de uma informação, basta abrirem um chamado através da Internet, pelo sistema da Ribermídia e aguardarem o recebimento das cópias digitais ou originais (Média de atendimento de 30 minutos) e, sempre que precisam, contam com a consultoria de profissionais que lhes orientaram sobre a forma de organização e armazenagem de seu acervo (Quando existe a troca de funcionários, por exemplo, e estes precisam receber treinamento sobre as políticas documentais adotadas).

São muitos os fatores que evidenciam que a busca por espaço para armazenar os documentos de sua empresa deve considerar todos os fatores de relevância para uma gestão documental de qualidade e não se limitar ao custo do metro quadrado.