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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

O que é?

GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o nome que se dá ao conjunto de processos utilizados para gerir a informação de sua empresa através de um software especializado. A forma como será feita esta gestão e os processos e fluxos de trabalho que serão criados irão variar de acordo com as necessidades que se apresentarem e os objetivos pretendidos.

Passar a gerir seus documentos eletronicamente não significa que atualmente você não utilize procedimentos de gestão de documentos. Por exemplo, ao contratar um novo funcionário, um dos processos de gestão da qualidade que você utiliza é um check-list dos documentos admissionais, que atualmente é preenchido manualmente pela pessoa responsável por esta conferência. Imagine digitalizar estes documentos e efetuar esta conferência através de um software que controla todas as etapas deste fluxo. Além de disponibilizar cópias digitais dos documentos através de um ambiente seguro, você terá uma visão geral de todos os processos em andamento, conseguirá medir produtividade e controlar os fluxos de trabalho pendentes, ou seja, um software de gestão eletrônica de documentos vai além da digitalização, lhe oferece recursos de otimização e controle de fluxos de trabalho.

O exemplo do check-list de documentos admissionais é apenas um dentre tantas outras possibilidades de aplicação de uma plataforma GED. Cada segmento tem as suas necessidades. Que tal disponibilizar os documentos dos clientes de seu escritório de contabilidade através de uma interface web? Os exames dos pacientes de sua clínica disponíveis em formato digital para você e seus pacientes, com as informações das últimas consultas e exames? Todas as pastas dos imóveis de sua imobiliária controladas eletronicamente com os comprovantes dos últimos pagamentos efetuados? Os processos de vendas de veículos e de análise de documentos de sua concessionária geridos por etapas divididas entre os setores responsáveis? São inúmeras possibilidades.

A Ribermídia dispõe de softwares de gestão eletrônica de documentos em plataforma desktop e web. Ambos permitem a configuração dos usuários por grupos e por indivíduos, com personalização das permissões de acesso e ambos permitem a configuração da estrutura de documentos eletrônicos de forma flexível, se adaptando à estrutura da sua empresa.

Este serviço pode ser combinado com outros serviços que prestamos, como a guarda de documentos e a digitalização de documentos, ou pode ser contratado separadamente.

Como é feita?

Para alguns setores já dispomos de cases específicos que podem ser adaptados para a sua realidade. No entanto, um software GED pode ser utilizado para a gestão de diversos tipos de processo, logo, uma análise das necessidades de sua empresa em termos de gestão de documentos e processos é o primeiro passo antes da contratação de um pacote GED.

Após a parametrização de um pacote GED que melhor atenda as suas necessidades (Quantidade de usuários + espaço em servidor dedicado na nuvem + configuração dos modelos de documentos + construção de fluxos de trabalho), esta estrutura é implantada, ou seja, é construída por nossa equipe e disponibilizada para sua empresa. Isto envolve a configuração dos modelos de documentos que foram estabelecidos, a liberação de usuários e a construção de fluxos de controle de processos, entre outros fatores.

Após a implantação, sua equipe de funcionários será treinada para utilizar as ferramentas disponíveis no sistema GED e daremos suporte sobre a utilização do sistema durante todo o contrato.

Quais os benefícios?

  • Segurança. Além dos controles personalizados de acesso (Apenas funcionários autorizados e com permissões configuráveis têm acesso à plataforma GED), o fato de você gerenciar cópias eletrônicas de seus documentos diminui sensivelmente a necessidade da utilização do original, preservando este em ambiente seguro de armazenagem. Garanta o backup de seus documentos através de cópias digitais armazenadas em servidores dedicados e credenciados;
  • Valor agregado. Forneça aos seus clientes ou fornecedores uma interface profissional onde eles podem visualizar ou subir documentos, profissionalize a forma como você gerencia e entrega a informação produzida;
  • Gestão operacional. Torne os processos de gestão de informação de sua empresa mais rápidos e saiba exatamente quantos processos estão em andamento, em qual prazo estão sendo executados e quem executou as tarefas. Controle as informações de fornecedores terceirizados em uma interface que lhe permite pesquisar os documentos de forma rápida e organizada;
  • Custo. Diminua etapas de gestão através da gestão eletrônica de documentos, diminua problemas com ociosidade e necessidade de mão-de-obra, aumente a produtividade e obtenha maior rentabilidade. Reduza os custos necessários com a pesquisa de documentos físicos e a produção de cópias de documentos para clientes e fornecedores;
  • Agilidade. Encontre rapidamente a informação que procura. Atenda seu cliente de forma ágil e automatizada, sem que seja necessária a intervenção imediata de um funcionário de sua empresa.

Entre em contato conosco, agende uma visita de um de nossos consultores e modernize a maneira como você gerencia a informação de sua empresa.