DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

O que é?

O serviço de digitalização de documentos vai além do simples processo de criação de uma cópia digital (captura da imagem) de um documento. Nossa empresa é qualificada para este tipo de serviço e tem certificação para este tipo de atividade.

De posse de um escâner, qualquer indivíduo consegue digitalizar um documento, mas somente empresas especializadas no processo de digitalização conseguem processar grandes lotes de documentos de forma rápida e aliar qualidade e menor custo ao resultado final deste trabalho. Cada tipo de documento digitalizado exige padrões específicos de qualidade de imagem. Todo documento digitalizado pela Ribermídia passa por processos de adequação de formato de captura para garantir que as imagens resultantes estejam no maior grau de legibilidade possível e no menor tamanho possível de arquivo.

Além disto, o serviço de digitalização de documentos está, frequentemente, aliado à projetos de gestão eletrônica destes documentos (GED), soluções que se tornam caras e demoradas quando se opta por não terceirizar estes serviços com empresas que já possuem a qualificação e a infra-estrutura necessárias para lhe oferecer o resultado desejado.

Como é feita?

Um birô de digitalização funciona como uma linha de produção dividida em etapas que vão desde a preparação adequada dos documentos (Higienização mecânica, separação, etc.), passando pelo que seria a digitalização do documento propriamente dita, ou seja, a captura de uma cópia digital das informações do documento através de um escâner, até a finalização de um lote de imagens e a exportação deste lote para o repositório de armazenagem escolhido, após um controle de qualidade extremamente rigoroso.

A Ribermídia efetua o controle de qualidade em 100% das imagens geradas a partir dos documentos digitalizados. Isto significa que todas as cópias digitais produzidas são conferidas e refeitas, se necessário, para garantir que a informação esteja legível e que o tamanho do arquivo gerado esteja dentro dos padrões exigidos.

Quais os benefícios?

• Antes de qualquer outro benefício, a digitalização representa um backup vitalício das informações da sua empresa;
• Acesso rápido. Quanto tempo você gasta procurando um documento no seu arquivo físico? Quantas pessoas são envolvidas neste processo? Documentos digitalizados podem ser gerenciados eletronicamente por softwares especializados em GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e acessados por qualquer dispositivo conectado à Internet;
• Acesso seguro. Controle quem pode acessar os dados de cadastro de seus documentos, quem pode efetuar o download, quem pode apenas visualizar, ou seja, proteja sua informação;
• Diminua os riscos de extravio. Quanto menos você utiliza seus documentos originais e os mantém em local seguro, menores são as chances de extravio de um original;
• Otimize processos. Alie o processo de digitalização de documentos ao controle de fluxos de trabalho. Um check-list eletrônico de documentos, dentro de um fluxo de trabalho, dividido por funções e funcionários específicos, pode representar ganho de tempo, menor custo, maior produtividade, agilidade e segurança na busca pelas informações necessárias diariamente na rotina de sua empresa.

Entre em contato conosco, agende uma visita de um de nossos consultores e modernize a maneira como você gerencia a informação de sua empresa.