Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD)

Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade Documental

O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental são instrumentos essenciais para a organização, gestão e preservação dos documentos arquivísticos, tanto em ambientes físicos quanto digitais. Ambos desempenham papéis fundamentais na estruturação e controle da informação, possibilitando uma gestão eficiente e de acordo com as necessidades organizacionais e legais.

O que é um Plano de Classificação de Documentos?

O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é uma ferramenta que organiza e categoriza os documentos arquivísticos de acordo com suas funções, atividades e valores. Ele estabelece uma estrutura hierárquica que facilita a localização e o acesso aos documentos, garantindo que a informação seja tratada de maneira eficiente e segura.

Este plano é construído com base na análise da estrutura organizacional, das atividades realizadas pela empresa e dos tipos de documentos gerados. A divisão dos documentos em categorias e subcategorias leva em conta a função desempenhada pela organização, sendo essa a base para o sistema de classificação adotado. A classificação pode ser realizada por função, subfunção, atividade e série documental, como propõem diversas metodologias arquivísticas.

O PCD deve ser elaborado de maneira que reflita a realidade organizacional e as necessidades da empresa, permitindo que qualquer documento seja facilmente encontrado, recuperado e utilizado. Um plano de classificação bem estruturado também facilita o cumprimento de exigências legais e regulatórias, como as relacionadas à preservação de documentos.

O que é uma Tabela de Temporalidade Documental?

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é outro componente essencial na gestão de documentos, que determina o tempo de guarda de cada tipo de documento de acordo com sua importância, valor e uso. Ela define quanto tempo um documento deve ser mantido em arquivo, quando deve ser descartado ou quando pode ser transferido para um arquivo permanente.

A temporalidade documental está diretamente ligada ao ciclo de vida dos documentos e deve ser definida com base na utilidade, no valor jurídico e nas exigências legais que envolvem o tipo de documento. O período de guarda de um documento pode variar, desde um curto período para documentos que possuem valor temporário, até prazos indefinidos para aqueles com valor permanente, como os documentos históricos ou aqueles que servem como prova legal.

A TTD deve ser construída de forma criteriosa, levando em conta o contexto organizacional e as normativas legais aplicáveis, garantindo que os documentos sejam preservados pelo tempo necessário e descartados de forma segura quando não tiverem mais valor.

A Relação Entre o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade

Embora o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade tenham finalidades distintas, eles estão intimamente relacionados. O plano de classificação organiza os documentos com base em sua função e tipo, enquanto a tabela de temporalidade determina por quanto tempo cada categoria de documento deve ser mantida. Juntos, esses dois instrumentos asseguram uma gestão documental eficiente, garantindo que os documentos sejam mantidos pelo tempo necessário e eliminados quando já não forem mais necessários.

Além disso, ambos os instrumentos precisam ser revisados e atualizados periodicamente, à medida que a organização evolui e novos tipos de documentos são gerados. A manutenção contínua dessas ferramentas é crucial para assegurar que a gestão de documentos seja sempre eficaz e que a empresa esteja em conformidade com as normas vigentes.

A adoção de um Plano de Classificação de Documentos e de uma Tabela de Temporalidade Documental bem estruturados são fundamentais para garantir a organização, a preservação e o descarte adequado dos documentos arquivísticos. Eles não só asseguram a eficiência na gestão da informação, mas também contribuem para a conformidade legal e a preservação do patrimônio organizacional.

A implementação adequada desses instrumentos permite que a empresa otimize seus processos internos, minimize riscos e melhore a segurança da informação. Em um mundo cada vez mais digital, ter um controle eficaz sobre o ciclo de vida dos documentos é uma estratégia fundamental para a gestão de informações, com impactos positivos diretos na agilidade, produtividade e na tomada de decisões.