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quanto custa a informação?

Depende de como você a gerencia

Investir em processos de gestão da informação torna-se cada vez mais uma necessidade para o sucesso de qualquer ramo de atividade. Nunca se produziu tanta informação como hoje e grande parte já é gerada de forma eletrônica. Como controlar todos estes dados? Como conciliar os fluxos de trabalho de uma empresa com a gestão dos documentos e das informações produzidos diariamente? Onde e como guardar os documentos físicos e os documentos digitais?

Quando as respostas para todas estas perguntas não são respondidas, os custos decorrentes da falta de políticas documentais e de ferramentas de gerenciamento adequadas crescem exponencialmente. Diversos fatores contribuem para este crescimento:

  • Impossibilidade de rastrear os documentos e informações pela falta de gestão ou por consequência de uma gestão inadequada;
  • Tempo e mão-de-obra gastos na tentativa de recuperação destas informações, muitas vezes envolvendo desvio de função e sem sucesso no final da pesquisa;
  • Custos com multas, processos ou a perda de novos contratos em decorrência da falta da documentação que comprovaria judicialmente um fato ou uma capacidade técnica específica;
  • Investimento cada vez maior em espaço físico e mobiliários para guardar um acervo de documentos que cresce mensalmente e de forma desordenada, sem controle de temporalidade e, portanto, sem eliminação controlada de documentos;
  • Necessidade de um maior número de funcionários para gerir processos com documentos físicos quando comparada à gestão através de ferramentas GED (Gerenciamento eletrônico de documentos) que automatizam etapas e reduzem o tempo e a quantidade de mão-de-obra necessários;
  • Prejuízos com a falta de controle de acesso e a segurança da informação e consequentes vazamentos de informações sigilosas e de alto valor comercial;
  • Custos cada vez maiores com a impressão de cópias de documentos, quase sempre mais de uma ou duas cópias que também são arquivadas fisicamente e geram necessidades maiores de espaço para custódia, além de problemas de gestão do arquivo físico.

Tudo isto custa tempo, é caro e gera problemas que, frequentemente, não podem ser resolvidos dentro do prazo existente.

A terceirização da gestão de seus documentos e/ou a implantação de softwares de gestão eletrônica de documentos, aliados ao know-how de uma empresa especialista na área, certamente representam investimentos muito menores do que os valores gastos com todas as tentativas internas de resolver os problemas consequentes de uma má gestão.

Atuamos há 14 anos no mercado de gestão da informação ajudando nossos clientes à reduzir custos, garantir a segurança de seus dados e documentos, otimizar o controle de seus fluxos de trabalho e agregar valor aos serviços e produtos que oferecem. Somos especializados em soluções de gerenciamento da informação. Com a infraestrutura que já possuímos e o conhecimento que construímos no decorrer destes anos, estamos capacitados para auxiliar sua empresa a superar todos os problemas relativos ao gerenciamento de informações.

Clique nos links a seguir e saiba mais a respeito dos diferentes serviços oferecidos pela Ribermídia:

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