O serviço de microfilmagem de documentos tem como foco a redução do espaço utilizado para a armazenagem de documentos. Um microfilme de 16 mm x 100 pés (Aproximadamente 3.000 cm) tem espaço para comportar cerca de 2.400 a 2.500 documentos. Isto representa uma redução de cerca de 95% do espaço físico ocupado pelos mesmos documentos, quando comparados ao rolo de microfilme. A durabilidade do microfilme também é um fator a ser considerado. Desde que armazenado em condições ideais, estima-se que um rolo de microfilme pode perdurar por cerca de 100 anos.
Apesar de não ser o método ideal para a recuperação da informação, tendo em vista que é necessário um equipamento específico para pesquisar os documentos microfilmados e este equipamento não tem preço acessível e não é multiusuário, a microfilmagem é uma solução quando o objetivo é a eliminação de determinados documentos e a substituição destes pelos rolos de microfilme, que ocupam muito menos espaço. Além disto, os documentos microfilmados podem ser também digitalizados para solucionar a dificuldade relativa à pesquisa dos documentos. Redução de espaço e acessibilidade.
Não são muitas as empresas que ainda oferecem o serviço de microfilmagem de documentos, em decorrência de sua gradativa substituição pela gestão eletrônica, tendência no setor de gestão de informação. Além disso, é necessário que a empresa prestadora de serviço seja devidamente cadastrada e autorizada pelo Ministério da Justiça para executar este tipo de serviço. Contudo, ainda existem setores de atividade que encontram amparo legal na destruição dos documentos que foram microfilmados e registrados. A Ribermídia é autorizada e oferece a microfilmagem dentro de seu pacote de soluções.
Muitas empresas ainda procuram a microfilmagem como uma solução para o descarte de documentos, pois esta atividade é amparada legalmente (Lei 5.433/68). Nos consulte quanto à viabilidade deste serviço em sua área de atuação.
Antes de passarem pela microfilmadora, equipamento que fotografa os documentos sequencialmente e sensibiliza o microfilme, os documentos são ordenados e recebem separadores que servem como indexadores visuais e auxiliam no processo de pesquisa dos documentos, caso precise ser utilizado o leitor de microfilme.
Após a preparação, os documentos são microfilmados em sequência, em sala preparada para este tipo de serviço, pois é preciso preparar as unidades de microfilme em sala escura, processo equivalente à revelação de filmes fotográficos. Dependendo do formato e do tamanho dos documentos, será utilizada uma microfilmadora planetária (Diferentes formatos) ou rotativa (Mesmo padrão de documento).
Após o término da microfilmagem, os filmes são encaminhados para revelação e, posteriormente, registro em cartório também autorizado para este tipo de serviço.
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