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microfilmagem DE DOCUMENTOS

O que é?

O serviço de microfilmagem de documentos tem como foco a redução do espaço utilizado para a armazenagem de documentos. Um microfilme de 16 mm x 100 pés (Aproximadamente 3.000 cm) tem espaço para comportar cerca de 2.400 a 2.500 documentos. Isto representa uma redução de cerca de 95% do espaço físico ocupado pelos mesmos documentos, quando comparados ao rolo de microfilme. A durabilidade do microfilme também é um fator a ser considerado. Desde que armazenado em condições ideais, estima-se que um rolo de microfilme pode perdurar por cerca de 100 anos.

Apesar de não ser o método ideal para a recuperação da informação, tendo em vista que é necessário um equipamento específico para pesquisar os documentos microfilmados e este equipamento não tem preço acessível e não é multiusuário, a microfilmagem é uma solução quando o objetivo é a eliminação de determinados documentos e a substituição destes pelos rolos de microfilme, que ocupam muito menos espaço. Além disto, os documentos microfilmados podem ser também digitalizados para solucionar a dificuldade relativa à pesquisa dos documentos. Redução de espaço e acessibilidade.

Não são muitas as empresas que ainda oferecem o serviço de microfilmagem de documentos, em decorrência de sua gradativa substituição pela gestão eletrônica, tendência no setor de gestão de informação. Além disso, é necessário que a empresa prestadora de serviço seja devidamente cadastrada e autorizada pelo Ministério da Justiça para executar este tipo de serviço. Contudo, ainda existem setores de atividade que encontram amparo legal na destruição dos documentos que foram microfilmados e registrados. A Ribermídia é autorizada e oferece a microfilmagem dentro de seu pacote de soluções.

Muitas empresas ainda procuram a microfilmagem como uma solução para o descarte de documentos, pois esta atividade é amparada legalmente (Lei 5.433/68). Nos consulte quanto à viabilidade deste serviço em sua área de atuação.

Como é feita?

Antes de passarem pela microfilmadora, equipamento que fotografa os documentos sequencialmente e sensibiliza o microfilme, os documentos são ordenados e recebem separadores que servem como indexadores visuais e auxiliam no processo de pesquisa dos documentos, caso precise ser utilizado o leitor de microfilme.

Após a preparação, os documentos são microfilmados em sequência, em sala preparada para este tipo de serviço, pois é preciso preparar as unidades de microfilme em sala escura, processo equivalente à revelação de filmes fotográficos. Dependendo do formato e do tamanho dos documentos, será utilizada uma microfilmadora planetária (Diferentes formatos) ou rotativa (Mesmo padrão de documento).

Após o término da microfilmagem, os filmes são encaminhados para revelação e, posteriormente, registro em cartório também autorizado para este tipo de serviço.

Quais os benefícios?

  • Redução de espaço. A miniaturização do documento, com possibilidade de posterior ampliação e recuperação das informações sem perda de dados ainda se mostra um processo eficaz quando o objetivo é a economia de espaço de armazenagem, principalmente quando se trata de grandes volumes de documentos;
  • Descarte. A microfilmagem ainda é o único processo de transposição de mídia que permite o descarte de documentos com amparo legal. A possibilidade ou não do descarte varia de acordo com o ramo de atividade da empresa e a natureza da documentação microfilmada. Nos consulte quanto à estas possibilidades em seu segmento de atuação;

Entre em contato conosco, agende uma visita de um de nossos consultores e modernize a maneira como você gerencia a informação de sua empresa.