guarda DE DOCUMENTOS

O que é?

A guarda terceirizada de documentos é um serviço mais complexo do que simplesmente alugar um espaço em um armazém de um fornecedor e lá colocar as caixas de arquivo de sua empresa. Existem empresas que prestam este tipo de serviço, o de locação de espaços para armazenamento, mas isto é algo bem diferente da contratação de uma empresa especializada em gestão de documentos para guardar, proteger e gerir o seu Centro de Documentação (CeDoc).

Espaço, quase sempre, é o ponto de partida, o problema que faz com que alguém pesquise pelo serviço de guarda de documentos. Ao precisar liberar o espaço que é utilizado atualmente para o arquivo da empresa, o serviço de guarda de documentos é prospectado e muitas vezes confundido com um serviço exclusivo de armazenagem. No entanto, a prestação deste serviço vai além de disponibilizar grandes armazéns e cobrar um aluguel pelos metros quadrados utilizados.

A guarda ou custódia terceirizada de arquivos passa pela preparação do local de armazenagem (Verticalização do arquivo, eliminação de elementos de risco, etc.), pela melhoria do acondicionamento dos documentos em caixas adequadas, pela gestão da localização física das caixas através de processos e softwares especializados e, principalmente, pelo processo de gestão da informação através de controles adequados de temporalidade, localização física otimizada e classificação e rastreabilidade de documentos.

Contratar o serviço de guarda de documentos da Ribermídia não significa apenas liberar o espaço que o seu arquivo ocupa atualmente. Significa ter à sua disposição um CeDoc (Centro de Documentação) especializado em gestão de documentos físicos, reduzir custos e encontrar seus documentos de forma bem mais rápida e eficaz.

Como é feita?

Um CeDoc terceirizado funciona como um departamento externo, responsável pela guarda, segurança e gestão do arquivo de sua empresa.

Ao transferir seu acervo de documentos para a Ribermídia, em um primeiro momento todo o acervo é catalogado, através de um plano de classificação de documentos, e cadastrado em um software de gestão de documentos físicos e digitais, que controlará a situação de cada caixa e a temporalidade documental. Durante este processo, as caixas onde os documentos são acondicionados são padronizadas e readequadas para otimizar a armazenagem dos documentos, garantir o sigilo, a proteção e a preservação das informações e dos documentos de sua empresa, tornando o processo de gestão mais eficaz.

Após a fase de implantação, o acervo, agora armazenado em local protegido e com segurança 24 horas, fica disponível através de um software de consulta via web. Caso você precise solicitar alguma informação ou documento (Cópia ou original), basta abrir um chamado e acompanhar todo o atendimento através do software. Em 99% dos casos, uma cópia digital do documento é o que você precisa, caso seu acervo ainda não esteja digitalizado e disponível. Após a pesquisa e digitalização do documento, a cópia eletrônica é enviada por e-mail para o funcionário - previamente autorizado - que efetuou a solicitação.

Apenas funcionários autorizados têm acesso às informações de seu acervo de documentos.

Apenas funcionários previamente cadastrados e autorizados têm acesso ao CeDoc da Ribermídia.

Quais os benefícios?

• Espaço. Apesar de muitas vezes ser confundido como o único benefício, o espaço liberado é o primeiro benefício deste serviço;
• Custo. Além da redução de custo com o aluguel de espaços (Estou alugando uma casa para guardar meus documentos) é sensível a diferença de custo entre a guarda terceirizada de documentos e o custo com mobiliário (Estantes, prateleiras, etc.) e mão-de-obra especializada para gerir o CeDoc de sua empresa. Sem contar os custos indiretos;
• Alternativa à organização de arquivos. A Ribermídia dispõe de serviços de cadastramento e conferência de caixas de arquivos desorganizadas, com custo-benefício muito melhor quando comparado ao processo de organização minucioso de documentos. Cada contexto exige um tipo de ação de correção. Em muitos casos, a rastreabilidade é mais importante do que a organização detalhada, principalmente quando analisamos acervos antigos, cuja gestão se perdeu através da troca de funcionários e falta de controles adequados;
• Agilidade. Abra um chamado pelo nosso sistema de gestão de documentos (Acesso via web) e receba o que precisa de forma rápida e sem que você precise parar de fazer o seu trabalho. Nossa equipe trabalha para você. Seja uma cópia digital ou um original (Simples, cópia ou autenticada), você acompanha o andamento de sua solicitação através de nosso software e recebe sua informação de forma rápida e segura (Acesso controlado);
• Melhoria dos processos de gestão documental. Uma das vantagens de terceirizar a guarda de seu acervo de documentos é a garantia da continuidade dos processos atuais de gestão de documentos. Mesmo que ocorra a troca do funcionário responsável pelo Centro de Documentação de sua empresa, nós já conhecemos os processos utilizados e podemos munir o funcionário substituto das informações necessárias para a continuidade do processo.

Entre em contato conosco, agende uma visita de um de nossos consultores e modernize a maneira como você gerencia a informação de sua empresa.