ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

O que é?

É frequente encontrarmos arquivos de empresas que passaram por muitas gestões e tentativas de controle que não tiveram sucesso. A falta de um projeto de gestão arquivística adequado, a falta de controle de acesso, a falta de procedimentos claros de arquivamento e de controle de temporalidade documental resultam em problemas que vão desde a dificuldade de localização e o extravio de documentos até a utilização do espaço de arquivo como um depósito, descaracterizando o local e colocando o acervo de documentos em risco.

Em geral, o valor de um documento só é percebido quando este documento já foi extraviado. As multas e custos processuais consequentes da falta de organização do arquivo e da perda de informação costumam ser o gatilho que motiva a procura por empresas que oferecem o serviço de organização de documentos.

As soluções nesta área variam de acordo com o estado em que o arquivo se encontra, o volume de documentos que precisa ser organizado e a capacidade de investimento da empresa. Em outras palavras, um serviço de organização de arquivos pode ser uma simples catalogação de pastas ou pode ser um projeto mais amplo, como a instalação de um CeDoc (Centro de Documentação) e de procedimentos de gestão documental que atendam às necessidades de pesquisa e temporalidade documental apresentadas.

Como é feita?

O primeiro passo, quando a necessidade de organização do arquivo se apresenta, é uma visita técnica ao local com consultores da Ribermídia que farão uma análise preliminar do arquivo e levantarão o máximo de informações sobre o histórico e a situação atual do acervo de documentos. Isto se faz necessário para que seja possível ponderar sobre o custo-benefício das diferentes alternativas existentes de intervenção no acervo de documentos.

Quanto é feito na seda da empresa que contrata o serviço, o projeto pode envolver o planejamento do layout das estantes ou mobiliários que serão utilizados para acondicionar as caixas de arquivo. Pode-se também estudar um projeto que contemple a revisão ou a implementação de políticas de gestão documental que otimizem a busca por documentos, o controle da vida útil destes e uma utilização mais eficaz do espaço disponível para o acervo.

Quando realizado na nossa sede, em geral o serviço engloba a organização exclusiva dos documentos, aliada ou não a um projeto de guarda de documentos. Em alguns casos, como opção mais barata e com melhor custo-benefício, oferecemos a guarda de documentos com a conferência das caixas durante o cadastramento destas em nosso sistema de gestão de documentos. Tornar os documentos rastreáveis pode significar uma alternativa mais viável e de menor custo. Neste caso, procura-se estabelecer um padrão de gestão documental novo para os novos documentos gerados e o acervo antigo é cadastrado e conferido.

Independentemente de onde o serviço é realizado, também oferecemos softwares de gestão de documentos que auxiliarão a empresa a controlar seu acervo documental e evitar que os problemas existentes voltem a ocorrer após a entrega do serviço pela Ribermídia.

Cada arquivo apresenta necessidades específicas. Por este motivo, todo projeto de organização de arquivo é um novo projeto, que procura atender demandas muito particulares.

Quais os benefícios?

• Redução de espaço. Em geral, durante o processo de organização de documentos, muitas cópias e documentos cujo prazo de retenção já expirou são localizados. Em média, dependendo do tamanho e da idade do acervo documental, o volume eliminado varia entre 10% a 40% do existente. O fato de métodos de gestão documental serem estabelecidos também auxilia na gestão do espaço, uma vez que apenas o que realmente for necessário será arquivado e apenas pelo tempo necessário de acordo com a legislação vigente. Outro fator que influencia na questão do espaço é a forma de distribuição do layout dos mobiliários e de sua montagem. É muito comum acervos que não estão utilizando sua capacidade total de armazenagem apenas por uma questão de montagem errada dos mobiliários;
• Segurança. Um Centro de Documentação (CeDoc) precisa ter controle de acesso. Acervo que todos acessam é sinônimo de documentos extraviados. Evite pagar o preço de um documento perdido, invista de forma preventiva, é muito mais barato;
• Planejamento. Em termos operacionais, um CeDoc não é diferente dos outros departamentos da empresa. Pode ser até mais importante, tendo em vista que todos os documentos, de todos os outros departamentos da empresa, são geridos por ele. É preciso que existam funcionários responsáveis pela sua gestão. A especialização de funcionários que se dediquem ao controle do acervo, tendo em vista a demanda de pesquisa de documentos e de cadastramento e gestão das caxias de arquivo, é essencial para que se tenha um acervo confiável e de fácil rastreamento. Isto não é diferente em outros departamentos, a experiência é necessária para que se ganhe qualidade nos processos que os funcionários desenvolvem;
• Redução de custos. Quando existem políticas documentais adequadas, evita-se o desperdício de dinheiro em diversas frentes: eliminação de cópias desnecessárias, eliminação de procedimentos desnecessários, diminuição do espaço necessário para a custódia dos documentos da empresa, rapidez na busca por informações e envolvendo um menor número de funcionários, etc.

Entre em contato conosco, agende uma visita de um de nossos consultores e modernize a maneira como você gerencia a informação de sua empresa.