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O processo de digitalização de documentos

Ribermídia - Gestão da Informação
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Digitalização de documentos
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1/9/2017

As etapas do processo de digitalização profissional de documentos

O que justifica o investimento na digitalização de documentos através de uma empresa especializada na prestação deste serviço?

O que pode parecer algo simples de ser realizado por uma equipe de sua empresa, mostra-se mais complexo quando observamos a estrutura necessária para que se torne um serviço rentável. A terceirização da digitalização é viável por diversos motivos, um deles é a especialização de empresas que se estruturaram para atender diferentes demandas de segmentos distintos, mas todas voltadas para o processo de digitalização.

O objetivo deste texto não é esgotar todas as possibilidades. A proposta aqui é desmistificar um pouco o argumento de que se trata de algo de simples execução e esclarecer, em linhas gerais, como se dá a execução deste serviço de forma profissional.

Análise dos documentos

O primeiro passo e talvez o mais relevante.

Mais importante do que começar a colocar documentos em escâneres e produzir cópias digitais é planejar a forma como estes serão digitalizados:

  • A captura será centralizada (Em um único local) ou descentralizada (Diversos pontos de captura)?
  • Existe estrutura de transmissão de dados adequada para uma captura descentralizada?
  • As imagens produzidas ficarão armazenadas na nuvem ou em servidores locais?
  • Qual é o estado atual de organização dos documentos?
  • Como as informações serão pesquisadas no sistema após a digitalização?

Estes e outros fatores influenciarão a forma como será arquitetado o projeto de digitalização e de gestão eletrônica dos documentos. O objetivo é encontrar a forma mais eficiente de gestão dos dados eletrônicos, com o melhor custo-benefício para o cliente. Nesta etapa de análise também é comum a realização de testes para refinar o software de captura visando alcançar a melhor qualidade e legibilidade possíveis das imagens, aliadas ao menor tamanho possível de arquivo.

Preparação dos documentos

Com o projeto pronto, os documentos entram um uma linha de produção. A primeira etapa deste processo é a preparação dos documentos e a forma como esta preparação é feita varia de acordo com as necessidades de cada cliente e com as singularidades de cada título documental e os processos de gestão documento à ele atrelados.

Em geral, os documentos precisam ser organizados na ordem em que serão visualizados após a digitalização, higienizados mecanicamente (Retirada de grampos, clipes, elásticos - elementos que não podem passar no escâner e que danificam o documento), desamassados e separados em blocos que irão compor um único arquivo.

Não é incomum a realização de checklists neste momento, assim como a colagem de etiquetas de código de barras para facilitar a indexação.

Digitalização dos documentos

Digitalização de documentos
Processo de digitalização de documentos

Eis o processo que dá nome ao serviço, mas que é apenas uma de suas etapas.

A digitalização de documentos consiste, obviamente, na leitura destes através de escâneres e a produção de cópias digitais fidedignas aos originais, legíveis e com o menor tamanho de arquivo e a melhor qualidade de imagens possíveis.

Esta captura pode ser aliada à processos de automação, como o recorte de uma imagem em diversas partes que darão origens a documentos individuais, a divisão de documentos em blocos singulares de indexação através de códigos de barra ou marcadores, a indexação automática por tecnologia de reconhecimento de caracteres (OCR e ICR), entre outras ferramentas.

O tamanho de documentos pode variar (A4, A3, etc.), exigindo escâneres de diferentes formatos. O tipo de resolução desejada impacta no tamanho dos repositórios necessários para armazenar os dados, assim como a escolha por imagens coloridas ou em preto e branco.

Todas estas questões, certamente, já foram esquadrinhadas na etapa de planejamento.

Controle de qualidade

Tão importante quanto produzir cópias digitais de documentos é garantir que estas cópias sejam fiéis aos documentos originais e estejam legíveis.

O controle de qualidade têm grande relevância em uma linha de produção de digitalização. O objetivo principal desta etapa é a identificação de eventuais problemas nas etapas anteriores e a correção destes através de ajustes nas imagens com as ferramentas disponíveis no software utilizado ou até mesmo através da exclusão de uma imagem e a execução da digitalização do documento original novamente. Além de garantir a qualidade dos serviços prestados, as informações adquiridas neste etapa podem ser de grande importância para a implantação de melhorias em todas as etapas do processo de digitalização de documentos.

Alguns fornecedores realizam o controle de qualidade por amostragem, ou seja, verificam apenas um percentual das cópias digitais produzidas. A Ribermídia realiza o controle de qualidade em 100% das imagens digitalizadas para seus clientes.

Indexação

Consiste na inserção de dados e a associação destes às imagens que foram produzidas eletronicamente. Em outras palavras, é na indexação que se imputam as informações que ficarão disponíveis para pesquisa através do software de gestão eletrônica de documentos.

Estes dados foram determinados durante a etapa de planejamento e podem ser imputados de forma manual ou através de ferramentas de automação e da utilização de bancos de dados gerados previamente. É preciso, no entanto, ter o cuidado de, ao utilizar processos de reconhecimento automático de caracteres, como OCR e ICR, por exemplo, utilizar parâmetros de análise que identifiquem falhas destas ferramentas. O reconhecimento automático de caracteres pode falhar quando os documentos digitalizados contém informações sobrepostas na área onde estão os dados de indexação ou quando os caracteres a serem reconhecidos não estão legíveis. Nestes casos, será preciso fazer correções manuais em documentos que forem identificados com problemas durante a faze de OCR ou ICR.

Reconstituição

A reconstituição consiste no acondicionamento dos documentos na disposição em que ficou acordado com o cliente. Isto pode significar uma reconstituição total, ou seja, o retorno ao mesmo formado em que os documentos foram disponibilizados ou uma nova forma de arquivamento.

Em alguns casos, o serviço de digitalização de documentos está sendo executado em paralelo ao de guarda de documentos e, consequentemente, os documentos podem sofrer uma reconstituição que os prepare para uma um formato de guarda profissional de documentos ou até mesmo a adequação para controles de temporalidade documental.

Consolidação dos dados

Neta etapa, todos os dados gerados (Imagens e campos de pesquisa) são consolidados e preparados para o processo de importação para o banco de dados do cliente.

É neste momento que o tipo de arquivo final de imagem é escolhido e que a estrutura dos índices de pesquisa é determinada. Estas questões são importantes, pois nem sempre os dados serão importados para um único software de gestão eletrônica de documentos (GED). Em alguns casos, a estrutura de dados será adequada a um software específico , que tenha relevância diante dos processos de gestão documental da empresa que contratou o serviço de digitalização.

Colhendo os frutos

Este artigo nos dá uma pequena noção do quão complexo é o processo de digitalização de documentos. Não esgota todas as possibilidades, no entanto, demonstra claramente que é preciso ter expertise na área e capacidade técnica para que os resultados deste processo representem resultados positivos para quem os contrata.

Um projeto de gestão eletrônica de documentos planejado e executado de forma correta, certamente será convertido no retorno do investimento, seja através da redução de custos, da otimização de processos anteriores ou do acréscimo de valor agregado aos serviços prestados pela sua empresa.

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