Prazo de guarda de documentos

O senso comum e o prazo de 5 anos de guarda

É algo com o qual costumamos nos deparar com frequência: a ideia de que documentos devem ser guardados pelo prazo máximo de 5 anos e, após o vencimento deste período de guarda, estes podem ser  expurgados. Isto é um mito. Cada tipo de documento deve ter seu prazo de guarda analisado de acordo com fatores legais e administrativos.

Os fatores legais são comuns a todos e influenciam como as empresas, de uma forma geral, iniciam o planejamento de sua Tabela de Temporalidade Documental, ou seja, a configuração do tempo de guarda de todos os formatos de documentos que possui em seu CeDoc (Centro de Documentação) e que são criados diariamente. Este planejamento não diz respeito apenas ao prazo final de guarda, deve considerar todas as etapas de arquivamento (Ativo, intermediário e inativo).

No Brasil, não há uma lei exclusiva, que estabeleça o prazo de guarda de documentos todo e qualquer tipo. Cada setor de atividade de uma empresa responde à determinadas leis e instituições. O setor de recursos humanos ou gestão de pessoas, por exemplo, está submetido às regras e questões legais inerentes à justiça do trabalho. Já a área fiscal responderá aos órgãos que fiscalizam o recolhimento de impostos. Em outras palavras, é preciso planejar o tempo de custódia dos documentos, levando em consideração as legislações federativas, estatais e municipais que determinam o prazo de fiscalização de cada atividade. Faz-se necessário também considerar os conselhos regionais e federais de cada segmento, órgãos de fiscalização específicos e eventuais normas técnicas que padronizem as atividades de setores específicos.

Os fatores administrativos são questões singulares, relativas aos processos de gestão da empresa e que podem gerar a necessidade de prazos de guarda maiores do que os prazos previstos legalmente. Não se trata apenas da adição de um prazo extra de guarda por mera precaução. O que ocorre é que necessidades operacionais impedem a gestão e o descarte dos documentos tendo por base apenas o prazo mínimo previsto em lei. Por exemplo, uma empresa que possui diversas unidades espalhadas pelo país e centraliza a gestão dos documentos em sua matriz. O tempo que os documentos das filiais demora para chegar até a matriz e entrar em fase de arquivamento inativo pode gerar a necessidade de padronização do prazo de guarda com um ou dois anos à mais do que o previso em lei, para permitir auditorias e a consulta de informações que são relevantes do ponto de vista administrativo. É frequente também a necessidade de guarda de documentos trabalhistas por um prazo além do necessário legalmente, por consequência da possibilidade de atraso de notificações de processos e intimações que são realizadas em outras regiões do país, cujo trâmite até a empresa pode demorar.

O trabalho de criação de uma política documental e, consequentemente, de uma Tabela de Temporalidade Documental é processual. Cada título documental deve ser analisado separadamente. O investimento em processos de gestão de documentos que otimizem o acesso à informação e que salvaguardem a empresa de multas e dificuldades administrativas certamente é bem mais barato do que os custos que se apresentam quando um documento importante é extraviado ou não é localizado à tempo.

E quanto à lenda urbana do prazo de 5 anos... esqueça. Existem sim documentos que só precisam ser guardados por este prazo, mas isto está longe de ser uma unanimidade para qualquer tipo de documentos. Alguns, considerando o atual conjunto de leis no Brasil, tem que ser guardados de forma vitalícia.